TERMES DE REFERENCE (TDR) POUR LA REVISION DU MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES D’INADES-FORMATION RWANDA 

1. Introduction

Inades- Formation Rwanda est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) de droit Rwandais.  Il appartient à un réseau panafricain, Inades- Formation, qui est actuellement implanté dans dix pays : Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Congo (RDC), Côte d’Ivoire, Kenya, Rwanda, Tanzanie, Tchad et Togo. Inades- Formation est l’appellation courante
de « Institut Africain pour le Développement Economique et Social – Centre africain
de Formation ».  Inades- Formation Rwanda a été créé en 1976.  Il a obtenu la personnalité juridique par l’Arrêté Ministériel n° 119 du 22 août 1977, revu par l’Arrêté Ministériel
n° 75/11 du 18 avril 2006. Comme depuis 2012, toutes les ONG nationales sont régies
par Rwanda Governance Board – RGB, par la loi N0 04/2012 du 17 février 2012 régissant l’organisation et le fonctionnement des Organisations Non Gouvernementales nationales,
Inades- Formation Rwanda est, depuis mai 2013, dotée avec le certificat de conformité octroyé par RGB (RGB certificate of compliance).

Le projet de société d’Inades- Formation Rwanda est de servir le bien commun pour une vie digne pour toutes et tous. Sa vision est de travailler pour un monde rural prospère et influent alors que sa mission est de travailler à la promotion sociale et économique des populations, en accordant une importance toute particulière à leur participation libre et responsable à la transformation de leurs sociétés.

Inades- Formation Rwanda veut recruter un consultant pour réviser son manuel de procédures administratives et financières. 

2. Justification de la pertinence de la mission

L’Inades- Formation Rwanda dispose d’un manuel de procédures administratives et financières (MAPAF) élaboré et approuvé en 2016. Depuis sa mise en place, il y a eu des évolutions dans le contexte national et institutionnel qui nécessitent une mise à jour dudit MAPAF. 

A titre d’exemple, nous pouvons citer ce qui suit :

• L’organigramme institutionnel qui était en place lors de la mise en place du MAPAF existant a changé à cause de l’adoption du mode de gestion par projet/programme ;
• Le contexte des prix sur le marché a aussi beaucoup fluctué, d’où il y a nécessité
  de revoir les valeurs de référence pour décider des différentes méthodes de passation de marchés qu’il faut utiliser ;
• Il y a eu beaucoup d’avancées technologiques pouvant faciliter le travail actuel de gestion des organisations comme Inades- Formation Rwanda et que le MAPAF existant n’avait pas pris en compte ;
• Il y a certaines pratiques qui étaient promues par le MAPAF existant mais qui, actuellement, nécessitent des ajustements. Le consultant, en collaboration avec l’équipe exécutive et le Conseil d’Administration d’Inades- Formation Rwanda, fera une analyse des différents aspects contenus dans le MAPAF existant pour voir ceux ayant besoin d’ajustement et/ou ceux devenus obsolètes ;
• Il y a eu des changements dans les règles et procédures du réseau Inades- Formation qu’il faut aussi prendre en considération dans le MAPAF révisé d’Inades- Formation Rwanda;
• Etc.

Tous ces aspects justifient la pertinence de la révision du MAPAF d’Inades- Formation Rwanda. 

3. Objectifs de la mission
   • Objectif général  

L'objectif général de la mission est de faire la mise à jour du manuel de procédures administratives et financières (MAPAF) existant de manière à répondre aux exigences de court, moyen et long terme de la gestion administrative et financière des organisations comme Inades- Formation Rwanda. 

• Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques de cette mission sont les suivants :

• Mettre à jour les aspects du manuel de procédures administratives et financières (MAPAF) d’Inades- Formation Rwanda qui ne correspondent plus au contexte actuel
  de l’organisation ;
• Intégrer dans le MAPAF d’Inades- Formation Rwanda les aspects qui n’avaient pas été prévus dans celui existant mais qui sont actuellement incontournables pour une meilleure gestion et une meilleure performance d’une organisation comme Inades- Formation Rwanda ;
• Donner une importance capitale à l’usage de l’outil informatique dans la gestion administrative et financière de l’organisation en vue d’une meilleure performance.

4. Portée des travaux 

Comme cela a été décrit dans la justification de la pertinence de la révision du MAPAF d’Inades- Formation Rwanda, il y a plusieurs aspects du MAPAF existant qui nécessitent une mise à jour, mais aussi il y a des aspects nouveaux à inclure dans le MAPAF révisé en vue d’une meilleure gestion et une meilleure performance de notre organisation. Ainsi, le travail à faire portera surtout sur les aspects suivants :

• Revue systématique du MAPAF existant pour déceler tous les aspects qui ne répondent plus convenablement au contexte actuel de l’organisation et les mettre à jour ;
• Intégration des nouveaux aspects liés au contexte actuel et dont le MAPAF existant n’avait pas pris en compte ;
• Développement des politiques séparées de gestion financière (Financial Management Policy), de contrôle interne (Internal Control Policy), de passation de marchés (Procurement Policy); de gestion des ressources humaines (HR Policy), de gestion des immobiliers (Assets Management Policy), et toute autre politique jugée nécessaire. 

5. Etapes d’accomplissement de la mission (Avec possibilité d’ajustement après concertation avec le consultant sélectionné) :

• Faire une analyse du contexte par le biais des échanges avec les différents acteurs (membres associés, membres du staff, organisations partenaires, institutions publiques, groupes bénéficiaires, …) et de la revue documentaire (MAPAF existant d’IFR, Règles et Procédures d’Inades- Formation, PV des réunions statutaires, rapports financiers
  et rapports d’audits, différentes lois en rapport avec la gestion des ressources humaines et les différentes formes de taxes et impôts, …) pour déceler des points d’amélioration
  et des nouveaux éléments nécessaires à la mise à jour du MAPAF existant;
• Faire la révision du MAPAF existant sur base des résultats de l’analyse du contexte;
• Élaborer le document du MAPAF révisé de manière à ce que chacune de ses composantes puisse revêtir un caractère de politique y relative (exemple : la partie sur la gestion
  des ressources humaines pourrait être extraite comme politique de gestion des ressources humaines, de même pour la partie sur les procédures de passation de marchés, etc.) ;    
• Faire une restitution du MAPAF révisé aux acteurs concernés (Conseil d’Administration et équipe exécutive) pour collecter leurs derniers observations et compléments ;
• Intégrer les observations et compléments issus de la restitution ;
• Soumettre le MAPAF révisé à l’approbation de l’Assemblée Générale ;     
• Former les usagers du MAPAF révisé sur comment l’exploiter d’une manière optimale ;
• Mettre en œuvre les procédures administratives et financières définies dans le MAPAF révisé. 

6. Soutiens d’Inades- Formation Rwanda

• Inades- Formation Rwanda apportera toute la coopération et le soutien nécessaires au consultant/pour la bonne exécution de la mission.
• Inades- Formation Rwanda fournira tous les documents et informations nécessaires ainsi que d'autres éléments demandés par les consultants. 

7. Qualifications et expérience requises 

• Le consultant principal doit avoir une maîtrise en comptabilité, gestion, économie ou autre matière pertinente.
• Le Consultant devra aussi avoir au moins un minimum de cinq (5) années d'expérience professionnelle pertinente en gestion. 

8. Durée et calendrier de mise en œuvre 

La durée totale de la consultance concernée ne dépassera pas 20 jours calendrier à compter de la date de signature du contrat. 

9. Proposition technique et financière 

Le consultant doit fournir une proposition technique montrant les activités à mener et l'approche méthodologique à appliquer. Il doit fournir aussi une proposition financière indiquant le budget nécessaire pour mener à bien la mission.

Pour plus d'informations, veuillez nous contacter au numéro de téléphone portable : 0788571020 ou par email : inadesformation.rwanda@inadesfo.net. 

10. Date limite de dépôt des candidatures.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 7 Mars 2024. 

AVEMARIYA Védaste

Représentant Légal

Inades- Formation Rwanda