Notice of Call for Tenders from Maintenance Companies for Plumbing, Electricity, Painting and Masonry Works
1. Contexte
La Direction du développement et de la coopération (DDC) est l’organe du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) en charge de la coopération internationale. Lui incombe la coordination de la coopération au développement, ainsi que l’Aide humanitaire de la Suisse. La DDC coordonne ses actions au Rwanda, au Burundi et en République démocratique du Congo (RDC) au moyen d’un programme régional. Le Bureau régional est basé à Kigali, Rwanda.
En vue de sécuriser le fonctionnement régulier des bâtiments de la Confédération Suisse au Rwanda et l’entretien des résidences de son personnel expatrié, des groupes électrogènes, des pompes à eaux etc…, le Bureau régional basé à Kigali lance un appel d’offre pour les travaux de maintenance avec une entreprise qualifiée dans les domaines cibles. Ainsi, les entreprises ayant des compétences confirmées dans la maintenance des travaux de plomberie, électricité, peinture et maçonnerie sont invitées à soumettre leurs propositions technique et financière pour des services « d’entretien préventif et curatif » des bâtiments de la Confédération Suisse au Rwanda, entretien des résidences de son personnel, des groupes électrogènes et des pompes à eaux selon l’annexe des immobilisations, générateurs et pompes à eau du Bureau régional de la Coopération Suisse.

2. Objectif
Assurer la maintenance préventive et curative des bâtiments de la Confédération Suisse au Rwanda et l’entretien des résidences du personnel expatrié du Bureau régional de la coopération Suisse, des groupes électrogènes et des pompes à eaux de manière à garantir leur fonctionnement optimal.

2. 1 Tâches à accomplir
• Maintenance préventive
La maintenance préventive a pour but de réduire les risques de pannes et de maintenir dans le temps, l’usage optimal des bâtiments de la Confédération Suisse, des résidences des expatriés, des groupes électrogènes et des pompes à eaux. La maintenance préventive sera réalisée semestriellement, en conformité avec les préconisations du constructeur et dans le respect des règles de l’art. Lors de cette maintenance, les parties et pièces jugées défectueuses ou présentant une usure évidente seront rénovées ou remplacées, avec l’accord préalable du Bureau régional de la Coopération Suisse, assorti d’un bon de commande ou tout autre document faisant valeur.
A cet effet, sur la base d’un calendrier (dates, jours, heures) des visites périodiques préétablies, le Prestataire sera tenu d’assurer notamment des tâches suivantes :
• Vérifier les groupes électrogènes, les pompes à eaux, les fuites d'eau, les gouttières et les traces de dégâts des eaux, les canalisations extérieures et l'état du carrelage.
• Estimer des coûts dans les travaux de peinture
• Produire un rapport détaillé de chaque intervention à soumettre au Bureau régional de la Coopération Suisse ;
• Donner des conseils pour l’achat des matériaux, mais aussi pour l’installation.
• Assurer toutes autres tâches d’entretien et de maintenance.

3. Maintenance curative
Les interventions effectuées au titre de la maintenance curative ont pour objet le dépannage, la remise en état de fonctionnement du mécanisme des groupes électrogènes, des pompes à eaux à la suite d’une défaillance. Réparations des fuites d'eau, des gouttières et les traces de dégâts des eaux. Réalisation des travaux de tuyauterie, de robinetterie, d'étanchéité et de chauffage. Réparations et entretiens des cuisinières électriques et à gaz, les climatiseurs etc. Dépannage électrique, coupures de courant et pannes électriques en s’assurant de la conformité aux normes de l'ensemble des installations. Assurer les projets de peinture, intérieurs et extérieurs de l’immeuble administratif de la Confédération Suisse et résidentiels. Les canalisations extérieures et l'état du carrelage sont réparés à la satisfaction du Bureau régional de la Coopération Suisse au Rwanda et ceci dans un délai raisonnable.
Les pièces de rechange nécessaires feront l’objet d’un bon de commande sur la base des prix négociés préalablement par les deux parties. Le Bureau régional de la Coopération suisse se réserve le droit de procéder à l’achat de ces pièces par ses soins si cela s’avère opportun.

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4. Visites et interventions de maintenance / réparation.
La maintenance préventive sera réalisée semestriellement et ceci en conformité avec les préconisations du constructeur et dans le respect des règles de l’art. Les interventions de maintenance curative se feront à tout moment sur simple appel des services compétents du Bureau régional de la Coopération Suisse.
Le prestataire s'engage à intervenir dans un délai raisonnable selon la demande d’intervention sur le site. Sauf urgence signalée, les travaux de maintenance seront exécutés les jours ouvrables, pendant les horaires de travail du Bureau régional de la Coopération Suisse. Pour répondre aux demandes urgentes le prestataire pourra intervenir en dehors des jours et des heures ouvrables, et le cas échéant, mettre à la disposition du Bureau régional de la Coopération Suisse une équipe de techniciens qualifiés dans l’heure qui suit la demande. En fonction des prestations, préventive ou curative, le prestataire affectera le personnel technique qualifié en nombre nécessaire muni de pièces d’identification et de rattachement au prestataire.

5. Suivi et validation des travaux
Chaque visite et intervention de maintenance doit se faire en présence d’un représentant du Bureau régional de la Coopération Suisse et faire l’objet d’un compte rendu écrit, tenant lieu de justificatif des travaux, datés et signés par les parties dont un exemplaire original est remis au Bureau régional de la Coopération Suisse.
6. Durée du Contrat
Le Bureau régional de la Coopération suisse Grands Lacs au Rwanda conclura un accord de collaboration avec l’entreprise sélectionnée pour une durée de deux ans renouvelables sous réserve de l’évaluation satisfaisante du service fourni, ceci pour une durée maximum n’excédant pas trois (3) ans.

7. Résultats attendus
Les résultats escomptés sont les suivants :
1. Disponibilité et professionnalisme de l’entreprise contractée
2. Présence immédiate de l’entreprise sur simple appel téléphonique du Bureau régional de la Coopération Suisse ;
3. Court délai d’intervention pour les dépannages
8. Expérience requise et conditions générales
8.1. Expérience
L’entreprise soumissionnaire doit avoir au moins 5 ans d’expériences dans les travaux de maintenance de la plomberie, électricité, peinture et maçonnerie.
8.2. Conditions générales
• Disposer d’un atelier de travail conforme ;
• Une visite de site sera organisée et faite avant l’analyse technique des offres
• Avoir une couverture d’assurance de ses employés (fournir la police d’assurance) ;
• Disposer d’un compte bancaire ;
• Disposer d’un personnel qualifié (fournir les CDs et diplôme ou certificat de formation)
• Disposer des outils mécaniques et électriques suffisants (fournir la liste détaillée)
• Disposer des pièces administratives suivantes :
1. Numéro d'Immatriculation Fiscale
2. Attestation de situation fiscale
3. Registre de Commerce du RDB
4. Copies de contrat de maintenances
5. Attestation de bonne fin
9. Date limite pour la remise des offres
Les entreprises qualifiées et intéressées sont priées d’envoyer leurs offres (Offre technique et Offre financière) sous pli fermé au bureau régional de la coopération suisse Grands Lacs située Kigali, Kiyovu KN 3 AVE 36 au plus tard le 28 février 2023 :
Offre technique et Offre financière
Att : Sarah Fankhauser Khan
Cheffe de Finance, Personnel et Administration
Direction du développement et de la coopération DDC
Bureau régional de la coopération suisse Grands Lacs & Agence Consulaire
Rwanda, Burundi, RD Congo