Consultant Specialized in Labor Law in Rwanda

The Fondation Paul Gérin-Lajoie's mission is to contribute to the improvement of living conditions through quality education. In Canada, the Fondation contributes to the mobilization of citizens with regard to international solidarity issues and for the promotion of the French language.
Our areas of intervention:
- Basic education
- Training and professional integration
- Empowerment and socio-economic development
- Health and food security
- Education for global citizenship
- Sustainable development and respect for the environment
- Gender equality and respect for human rights

Terme de references / term of references
Pour le recrutement d’une personne consultante specialisée en droit du travail au rwanda
for the recruitment of a consultant specialized in labor law in rwanda
(An English version follows)

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Contexte
Ce mandat de consultation s’inscrit dans le cadre du Programme de coopération volontaire Compétences, Leadership, Éducation (Programme CLÉ) mis en œuvre par un consortium composé de la Fondation Paul Gérin-Lajoie, Éducation internationale et la Fédération des cégeps et financé par Affaires mondiales Canada (AMC). Le Programme CLÉ a débuté en 2020 et sera en cours jusqu’en 2027 dans 7 pays (Bénin, Cameroun, Guinée, Rwanda, Sénégal, Togo, Haïti). Le programme vise à accroître le bien-être économique et social des populations les plus marginalisées et les plus vulnérables, en particulier les filles et les femmes par l’amélioration de la qualité de l’éducation de base, secondaire et de la formation professionnelle et technique (EFTP). Pour ce faire, le Programme CLÉ compte renforcer les capacités de 47 partenaires dans la mise en œuvre d’initiatives et de services éducatifs de qualité, plus inclusifs, plus novateurs et plus durables sur le plan environnemental, et qui font progresser l’égalité de genre.
Au Rwanda, le Programme CLÉ démarre et compte recruter du personnel local. La personne consultante aura donc en charge de s’assurer que le processus s’effectue dans le respect du droit du travail.

2-Objectif
L’objectif global est d’accompagner le Bureau Pays du Programme CLÉ dans son processus de recrutement et plus spécifiquement dans la validation de la classification et de l’échelle salariale des postes locaux, des contrats de travail et de l’élaboration d’un canevas de fiche de paye. Enfin, la personne consultante assurera la vulgarisation des droits et règlements des travailleurs locaux dans la législation rwandaise à travers deux séances de services-conseils.

2-1 Valider la classification des postes locaux selon la convention collective en vigueur
Sur la base des TDR de recrutement, la personne consultante spécialiste en droit du travail validera la classification des types de postes proposés par le programme et l’échelle salariale proposée.

2-2 Valider la conformité des contrats de travail aux réglementations en vigueur
À la suite de la rédaction des contrats par le Programme CLÉ, la personne consultante validera la conformité des contrats de travail et proposera au besoin des ajustements

2-3 Élaborer le canevas de fiches de paye en s’assurant que toutes les cotisations salariales sont aux taux en vigueur et que les déductions sont conformes aux réglementations.

2-4 Vulgariser auprès de la personne répondante du Programme CLÉ, les obligations de l’employeur et les différentes cotisations.
Deux rencontres-conseils seront organisées afin de répondre aux questions de la personne répondante du Programme CLÉ relativement aux droits et obligations de l’employeur dans le contexte rwandais.

3- Résultats attendus
Les principaux résultats attendus sont :
• La classification des postes et les échelles salariales respectent le droit en vigueur
• Les contrats de travail sont conformes à la réglementation
• Un fichier pour l’élaboration des bulletins de salaire est partagé et prend en compte les cotisations obligatoires aux taux en vigueur
• Les droits et obligations de l’employeur sont connus par la personne répondante du Programme CLÉ

4- Méthodologie
Il revient à la personne consultante de proposer sa méthodologie qui permettra l’atteinte des objectifs du présent TDR.

5- Livrables (en français ou en anglais)
• Un document de classification des postes respectant la législation
• Des contrats de travail respectant la législation
• Un canevas de bulletin de salaire où toutes les cotisations obligatoires sont présentes au taux en vigueur
• Un rapport de processus

6- Durée de la mission et date
La durée de la mission est à l’appréciation de la personne consultante mais ne peut excéder 3 jours ouvrables pour les résultats 2.1 à 2.3.
La mission aura lieu entre la fin du mois de février 2022 et le début du mois de mars 2022. Il est à noter que ces dates sont flexibles et pourront être amenées à changer.
Les rencontres-conseil pourront être prévues en deux étapes une en février et une en mars.

7-Profil de la personne consultante
• La personne consultante peut être une personne physique ou un cabinet établi au Rwanda ;
• Être avocat-e, inspecteur-trice du travail ou spécialiste RH. Détenir un diplôme d’études supérieures et avoir une expérience avérée dans le domaine.
• Avoir une bonne capacité d’écoute et de vulgarisation

8-Constitution du dossier
Le dossier administratif
Copie légalisée de la CNI ou copie légalisée de tout document justifiant l’existence légale (personne morale)

Le dossier technique
L’offre technique devra comporter un CV détaillé, une note de compréhension des présents TDR, la description de la méthodologie de travail et les références.

Le dossier financier
L’offre financière devra comporter :
• Une lettre de soumission
• Un budget détaillé

Date limite de recevabilité des offres
La date limite de recevabilité des offres est fixée au 27 février 2022. Les offres doivent être envoyées par courriel à l’adresse suivante rwanda@pcvcle.ca

Critères d’évaluation
Les offres techniques seront notées suivant les critères essentiels ci-après :
N° Désignation Notation
1 Compréhension du travail demandé, observation des TDR 20
2 Méthodologie proposée et planning de réalisation 20
3 Référence du consultant pour des missions similaires 30
4 Qualification et compétence du personnel spécialisé dans le domaine de la mission 30
Total 100
Les offres financières seront notées suivant les critères essentiels ci-après :
N° Désignation Notation
1 Coût total de la prestation 7
2 Coût unitaire des rubriques 6
3 Coût comparatif des offres 7
Total 20
Attribution du marché
Le marché sera attribué à l’offre économiquement la plus avantageuse résultant des meilleures offres techniques.

English version
Context
This consulting mandate is part of the Compétences, Leadership, Éducation (Programme CLÉ) voluntary cooperation program implemented by a consortium composed of the Fondation Paul Gérin-Lajoie, Éducation internationale and the Fédération des cégeps and funded by Global Affairs Canada (GAC). The Programme CLÉ began in 2020 and will run until 2027 in 7 countries (Benin, Cameroon, Guinea, Rwanda, Senegal, Togo, Haiti). The program aims to increase the economic and social well-being of the most marginalized and vulnerable populations, particularly girls and women, by improving the quality of basic and secondary education and vocational and technical training (TVET). To do this, the Programme CLÉ intends to build the capacity of 47 partners to implement quality education initiatives and services that are more inclusive, innovative, environmentally sustainable, and advance gender equality.
In Rwanda, the Programme CLÉ is starting up and intends to recruit local staff. The consultant will therefore be responsible for ensuring that the process is carried out in compliance with labor laws.

2-Objective
The overall objective is to assist the CLÉ Country Office in its recruitment process and more specifically in the validation of the classification and salary scale of local positions, work contracts and the development of a pay slip template. Finally, the consultant will ensure the popularization of the rights and regulations of local workers in the Rwandan legislation through two advisory services sessions.

2-1 Validate the classification of local positions according to the collective agreement in force
On the basis of the recruitment TOR, the consultant specialized in labor law will validate the classification of the types of positions proposed by the program and the proposed salary scale.

2-2 Validate the compliance of the employment contracts with the regulations in force
Following the drafting of the contracts by the Programme CLÉ, the consultant will validate the conformity of the employment contracts and will propose adjustments if necessary.
2-3 Develop the pay slip template, ensuring that all employee contributions are at the current rates and that deductions are in accordance with regulations.
2-4 Inform the Programme CLÉ respondent of the employer's obligations and the various contributions.
Two counseling meetings will be organized to answer the questions of the Programme CLÉ respondent regarding the rights and obligations of the employer in the Rwandan context.

3- Expected results
The main expected results are:
• Job classifications and salary scales comply with current law
• Employment contracts comply with regulations
• A file for the preparation of pay slips is shared and takes into account the
compulsory contributions at current rates
• The rights and obligations of the employer are known by the Programme CLÉ respondent

4- Methodology
It is up to the consultant to propose its methodology that will allow the achievement of the objectives of this TOR.

5- Deliverables (in French or English)
• A job classification document respecting the legislation
• Employment contracts respecting the legislation
• A salary slip template where all mandatory contributions are present at the current rate
• A process report

6- Duration of the mission and date
The duration of the mission is at the discretion of the consultant but cannot exceed 3 working days for results 2.1 to 2.3.
The mission will take place between the end of February 2022 and the beginning of March 2022. Please, take note that these dates can vary depending on the recruitment process.
Consulting meetings may be scheduled in two stages, one in February and one in March.

7-Profile of the consultant
• The consultant may be an individual or a firm established in Rwanda ;
• Be a lawyer, labor inspector or HR specialist. Hold a higher education degree and have proven experience in the field.
• Have good listening and outreach skills.

8-Constitution of the file
The administrative file
Legalized copy of the CNI or legalized copy of any document justifying the legal existence (legal entity)

The technical file
The technical file must include a detailed CV, a note on the understanding of the present TOR, a description of the work methodology and references.

The financial file
The financial offer must include :
• A letter of submission
• A detailed budget
• Deadline for the admissibility of bids
The deadline for the admissibility of the offers is February the 27th, 2022. Application must be sent by email to the following address rwanda@pcvcle.ca

Evaluation Criteria
Technical offers will be scored according to the following key criteria:
N° Designation Grading
1 Understanding of the work requested, observation of the TOR 20
2 Proposed methodology and implementation schedule 20
3 Reference of the consultant for similar missions 30
4 Qualification and competence of the personnel specialized in the field of the mission 30
Total 100
Financial offers will be scored according to the following key criteria:
N° Designation Grading
1 Cost of services 7
2 Unit cost of items 6
3 Comparative cost of the offers 7
Total 20

Award of the contract
The contract will be awarded to the most economically advantageous offer resulting from the best technical offers.
Click on the APPLY button to send your tender.
• Your application will be sent to the employer immediately (Allowed formats: .doc .pdf .txt .docx)
• A confirmation email will be sent to you few minutes afterwards
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